home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc-bill / bmaster.doc next >
Text File  |  1980-01-01  |  21KB  |  443 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         PC-BILL MASTER USER'S GUIDE
  5.  
  6.                                  Version 3.02
  7.  
  8.  
  9.                        copyright 1989 by John Davis
  10.  
  11.                             ALL RIGHTS RESERVED
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18. INTRODUCTION
  19.  
  20. PC-BILL MASTER is, plain and simple, a system that manages your checkbook
  21. for you. PC-BILL MASTER was written because the author wanted a system that 
  22. was easy to use, had a regular checkbook register type display and could 
  23. handle recurring payments.  Many other public domain and shareware programs 
  24. were examined before development was begun, but none met the author's needs 
  25. exactly.
  26.  
  27.      Some features of PC-BILL MASTER -
  28.  
  29.           -    Familiar easy to use register type display.
  30.           -    Ability to enter items as posted (immediately effecting.
  31.                the balance) or unposted future items (totaled into
  32.                an unposted balance).
  33.           -    Ability to merge multiple checkbooks, recurring payments can be 
  34.                maintained in one checkbook as unposted items and merged into 
  35.                the main checkbook when desired.
  36.           -    Easy bank statement balancing.
  37.           -    Reporting capability that allows retrieval of items from 
  38.                current checkbook or all checkbooks on disk, reports displayed 
  39.                on screen or sent to printer.
  40.           -    Reports use a search capability that allows retrieval of 
  41.                items based upon the contents of any field including a partial
  42.                string search; items retrieved are also totaled.
  43.           -    Up to 500 items per check register with an unlimited
  44.                number of separate registers.
  45.           -    Up to 100 ledger account codes and titles.
  46.  
  47.  
  48.  
  49. SHAREWARE
  50.  
  51. PC-BILL MASTER is being marketed under a unique scheme known as shareware.
  52. This software is not public domain and is fully protected by all federal
  53. copyright laws. You are encouraged to make copies of PC-BILL MASTER and
  54. distribute them to anyone that you wish. The only stipulation for making 
  55. copies is that you do not charge for making copies (except for the cost of 
  56. copying and distribution) and you copy all files on the disk.  If you found 
  57. PC-BILL MASTER to be usefull and plan to continue using it; it is to your 
  58. benefit that you register your copy.  By registering your copy of PC-BILL 
  59. MASTER you let the author know that there is enough interest in the program to 
  60. make future enhancements and changes.  In addition, as a registered user you 
  61. will be entitled to receive future versions for the cost of distribution 
  62. (currently $5.00).
  63.  
  64. To register your copy of PC-BILL MASTER, send $25.00 along with your name and 
  65. address to (a handy form has been supplied on the disk for your use) -
  66.  
  67.                     John Davis
  68.                     1011 Brookgreen Dr.
  69.                     Cary, N.C. 27511
  70.  
  71.  
  72.  
  73. CHANGES IN VERSION 3.02 OF PC-BILL MASTER (April 1989)
  74.  
  75. -    The last item of the Utilities Menu now provides for the printing of all 
  76.      account codes and titles on a printer as well as displaying on the 
  77.      screen.
  78.  
  79. -    All print routines now print 60 lines per page and then send a form feed 
  80.      to the printer and reprint the page headings.
  81.  
  82. -    A bug was fixed in the program which would not allow check numbers to be 
  83.      changed.
  84.  
  85.  
  86. CHANGES IN VERSION 3.01 OF PC-BILL MASTER (March 1989)
  87.  
  88. -    A new display is now included which will present all 100 account codes 
  89.      and titles.  This display is accessed via the last item on the Utilities 
  90.      Menu.
  91.  
  92. -    Several "bugs" fixed including
  93.  
  94.      -    A blank type field is now changed to type "C".
  95.      -    A blank posted field is now changed to "N".
  96.      -    Non-posted items are now excluded when computing the statement
  97.           balance in the statement routine.
  98.  
  99.  
  100. CHANGES IN VERSION 3.00 OF PC-BILL MASTER (February 1989)
  101.  
  102. -    Streamlined menus and operation, only one program module is now needed - 
  103.      BMASTER.EXE.  The functions of the payments module have been incorporated 
  104.      into the main module.
  105.  
  106. -    Delete key will now delete any item; posted or unposted.
  107.  
  108. -    Insert key gives option for adding at end or after current record.
  109.  
  110. -    The Search function (function key 6) has been renamed Reports.  Items can 
  111.      be selected from current checkbook or all checkbooks on disk.  Items 
  112.      selected can either be displayed on screen or sent to printer (LPT1).  
  113.      Alternatively, pressing the print key displays the print function also.
  114.  
  115. -    Date and posted fields are automatically duplicated from previous entry.
  116.  
  117. -    Changing check number to 0 on item entry, does not change the check 
  118.      number that is duplicated for next entry.  This is especially usefull for 
  119.      entering service charges, teller machine transactions, etc.
  120.  
  121. -    Checkbooks can now be merged.  This is usefull for handling recurring 
  122.      payments.  One checkbook can contain all recurring payments for a month 
  123.      as unposted items.  At the beginning of each month, the amounts of the 
  124.      items can be changed for that months bills.  The payments checkbook can 
  125.      then be merged to the end of the regular checkbook and the items posted 
  126.      as they are paid.
  127.  
  128. -    Checkbooks can now be selected from a menu rather than having to key the 
  129.      name into a field.
  130.  
  131. -    Pressing F10 saves the checkbook and exits you directly to DOS, rather 
  132.      than the main menu.
  133.  
  134.  
  135. FILES ON DISK
  136.  
  137.      README      -  Any last minute changes to the documentation
  138.      BMASTER.DOC -  This documentation
  139.      BMASTER.EXE -  PC-BILL MASTER program module
  140.      REG.FRM     -  PC-BILL MASTE registration form
  141.  
  142.  
  143. TO USE PC-BILL MASTER
  144.  
  145.      1)   Boot DOS,
  146.      2)   Insert PC-BILL MASTER program disk into disk drive,
  147.      3)   Type "BMASTER" and PC-BILL MASTER will begin execution. 
  148.           Alternatively type "BMASTER /Q" to avoid the opening credits screen.
  149.  
  150.  
  151. A NOTE ABOUT MENUS
  152.  
  153. A number of different menus appear within PC-BILL MASTER. When a menu
  154. appears, to highlight a menu item, simply press the up or down arrow. To
  155. select the highlighted menu item, press the enter key. To exit from the
  156. menu, either select the last menu item or press the escape key.
  157.  
  158.  
  159. PC-BILL MASTER MAIN MENU
  160.  
  161. After the program loads and displays a credit's screen you will be presented 
  162. with the main menu.  From this menu you can load the default checkbook, 
  163. specify a checkbook to load, specify the default checkbook or exit PC-BILL 
  164. MASTER. It is important that you always exit PC-BILL MASTER
  165. by using this option rather than simply turning off your machine, as
  166. PC-BILL MASTER rewrites the configuration file while executing the last
  167. option.  
  168.  
  169.  
  170. PC-BILL MASTER CHECKBOOK
  171.  
  172. The first option on the main menu is to access the default checkbook. If this 
  173. is the first time you have executed PC-BILL MASTER, an empty checkbook will be
  174. created for you. At the top of the screen on the very first line will be
  175. the account name and also the checkbook file name. On the next line the
  176. current account balance will appear; as will the total of all unposted
  177. items and the unposted balace (current account balance plus unposted items).
  178. Next the bottom most portion of the register will appear, with the last
  179. posted item in the checkbook being the last item on the screen. To scroll
  180. through the register simply press the up and down arrow keys. As scrolling
  181. takes place the current item appears highlighted. To scroll backwards and
  182. forwards a screen within the register press pgup and pgdown. To go to the
  183. beginning of the register press home and to go to the end of the register
  184. press end.
  185.  
  186. PC-BILL MASTER actually uses two different types of displays. The initial
  187. display is the previously mentioned register display. If you press the
  188. escape key, the item display appears. The item display shows one item on
  189. the screen at a time, but at a greater level of detail. Where certain
  190. fields in the register display might have to be truncated, the item display
  191. shows the entire field. In addition, the item display gives a lis